拠点を越えてつながる 点呼体制へ。業務効率化と 長距離運行の負担軽減を実現

運送業特化型グループウェアシステム/BSS(Business Support System)

・【ご契約プラン】 業務前後自動点呼×13
⊡ 業務前・後点呼を運行管理者の立会なく乗務員1人で実施可能な点呼
[内容:アルコール検知器,カメラ(WEB/防犯),静脈認証機器,体温計,USBハブ]

・ 遠隔地遠隔点呼×56 (スマートフォンを活用した点呼:280台分）
⊡ 乗務員と他営業所の運行管理者とのビデオ通話でのスマートフォン点呼

課題夜間・早朝の点呼対応のため、24時間体制で管理者が常駐

これまで岡山営業所では、夜間・早朝点呼対応のために管理者が3名体制の交替制で常駐していたほか、本社でも19時から翌7時まで管理者を配置して毎日対応していました。そのため、人件費の負担に加え、夜間の営業所使用に伴う光熱費も発生していました。
また、3名体制の交替勤務に伴うシフトの作成や、急な欠員が出た際の対応など、管理面での負担も少なくありませんでした。

効果自動点呼で無理なく効率的な点呼体制を実現

自動点呼の導入により夜間や早朝の点呼業務を効率化することができ、運行管理者の負担軽減につながりました。また、緊急時には遠隔点呼で対応できる体制も整えているため、安全面を確保しながら夜間・早朝の常駐人員の大部分を見直すことができました。現在は、日中（8時～18時）は遠隔地遠隔点呼、早朝・夜間は自動点呼へ切り替える運用とし、時間帯に応じて点呼方法を使い分けることによって現場負担を抑えた効率的な点呼体制を構築しています。
これにより、これまで夜間・早朝の点呼対応のために配置していた人員を大幅に削減することができ、概算で月あたり約25万円、年間では300万円ほどのコスト削減につながっています。さらに夜間の営業所の利用が減ったことで光熱費も抑えられ、人件費に加えて光熱費なども含めた全体のコスト削減にも効果を感じています。

車両台帳ではデータの入力だけでなく、ファイルやPDFなどの画像も保存できるため、車両にまつわる様々な情報を一元的に管理できるようになりました。車両メンテナンス機能では3ヶ月ごとの定期点検の予定や整備項目、修理代なども入力できるため車両管理の幅広い場面で活用しています。車検や修理の予定はカレンダー上で一覧表示できるため、車両の管理状況が把握しやすくなりました。社員台帳では、社員の基本情報だけでなく、運転記録や健康診断、免許証などの情報をインポートしておくことですべての情報をクラウド上に集約できるので、別々の場所で管理する必要がなく、必要な情報を一目で確認できています。
これに加え、事故記録も社員台帳・車両台帳と紐づいているため人と車両の情報を合わせて管理しやすくなりました。
また、営業所によってはスマートフォンの日常点検機能を使っている乗務員もいます。トラックの日常点検項目をすべて網羅しており、スマートフォン画面からも簡単に入力できるため、今後は全社的に活用を広げていきたいと考えています。

課題1日約240本以上にのぼる鳴り止まない電話点呼

遠隔地遠隔点呼を実施する以前は2泊3日以上の長距離運行の際には中間点呼が必要であったため、事務所では常に中間点呼の電話が鳴りやまず、事務員や管理者は電話点呼の対応に追われる状態が
続いていました。多いときは、1日で240件もの電話が鳴ることもありました。また、電話という特性上、顔や表情が見えないため、双方向のコミュニケーションが取りづらい点もありました。

課題運行指示書の作成・管理にかかる負担

長距離運行では、出発後に経路や発着日時の変更が発生することも多く、その都度、運行指示書への追記が
必要でした。管理者による作成負担に加え、乗務員も運行終了後に変更内容を記載して提出する必要があり、かなりの業務負担が生じていました。さらに、運行指示書は1年間の保管義務があるため、作成後の保管・管理にも手間がかかっていました。

効果電話点呼＆運行指示書が不要に。長距離運行時の業務負担を大幅削減

遠隔地遠隔点呼の導入により、2泊3日以上の長距離運行時に必要だった電話点呼と運行指示書の作成が不要となり、管理者と乗務員双方の負担軽減につながりました。これまで電話点呼への対応や運行指示書の作成、変更内容の記載等にかかっていた時間を他の業務に充てられるようになり、結果として労働時間の削減にも寄与していると感じています。

効果拠点を越えたコミュニケーションが安全意識の向上に寄与

遠隔地遠隔点呼を始めたことで、「顔を見て話す」機会も大幅に増加しました。
ビデオ通話による点呼となり、全営業所の拠点間をつないでどこからでも点呼を受けられるようになったことで、これまで接点の少なかった他拠点の管理者と乗務員が会話を交わす機会も生まれています。従来は各拠点に所属する特定の管理者が点呼を担当することがほとんどでしたが、現在は拠点を越えて全国の拠点の管理者が
どこからでも対応できる体制となりました。この結果、より多くの視点で乗務員の状態を確認できるようになり、点呼の確実性や安全性も大幅に向上していると感じています。
導入当初は他拠点の管理者と点呼を行うことに多少の抵抗を感じているという声もありました。しかし実際に運用を始めるとすぐに慣れ、今では点呼の時間を楽しみにしている乗務員もいるほどです。拠点間のコミュニケーションが活発になったことで、組織としての一体感も生まれました。また、導入前と比較すると事故件数も減少傾向にあり、安全意識の向上という面でも大きな効果を実感しています。