台帳･点呼･各種管理機能を 一つに集約。運行管理を “全社一元管理へ”

運送業特化型グループウェアシステム/BSS(Business Support System)

・【ご契約プラン】 業務前後自動点呼×3
⊡ 業務前・後点呼を運行管理者の立会なく乗務員1人で実施可能な点呼
[内容:アルコール検知器,カメラ(WEB/防犯),静脈認証機器,体温計,USBハブ]

・ 遠隔点呼×5
⊡ 乗務員と他営業所の運行管理者とのビデオ通話での点呼

課題ファイルごとの管理で、運行管理者が
すぐに必要な情報を確認できない

BSSを導入する以前は社員台帳や車両台帳は営業所や部署ごとにExcel管理が行われており、属人化してしまっているのが実態でした。台帳の閲覧権限は所長クラス以上に限られており、運行管理者が確認する場合には都度印刷を行うなど、かなりの手間がかかっていました。また各営業所･部署ごとの管理のため、拠点間で更新情報が共有されず、情報共有のスピード感に差が生まれてしまっていました。これに加え、かつては個人情報、免許証情報、健康診断結果、車両情報、保険情報などの情報をそれぞれ別ファイルにてバラバラに管理していたため、一目で確認することができず、必要なデータを探すのに時間がかかってしまっていました。

効果BSSの台帳機能により全社で統一した管理・共有が可能に

導入後は部署関係なく、全社統一で社員台帳・車両台帳が一元管理できるようになり、管理の手間が大幅に削減されました。情報に更新があった際にも、クラウド保存により更新状況が全社でリアルタイムに共有できるため、社内で情報の食い違いが起こるといった問題も解消されました。画面上で組織ごとに3階層表示され、拠点･営業所ごとに一覧で確認できる点も大変便利に感じています。
また、Excel管理の場合には自社のPCや社内サーバーに保存されているため、災害やサーバー障害が起きた際のデータ消失リスクに不安を感じていました。しかし、BSSでクラウド管理を行うことで、万一のことがあってデータを安全に保管でき、復旧もスムーズに行えるため、BCP対策にもなっていると感じています。

台帳機能からBSSを使い始め、徐々に点呼簿、診断管理、体調管理、車両メンテナンス管理、事故記録、指導記録、日常点検などの機能を活用し、管理の効率化と一元化を実施。徐々に自社に合った運用が見つかっていき、業務も効率化されてきた実感があります。改善要望や不明点があった際にもサポートデスクや営業担当者が随時丁寧に対応していただけるので心強く、安心して使用することができています。もう少し先にはなるかもしれませんが、将来的には点呼にとどまらず、更なる台帳管理や各種管理機能を含めた運行管理業務全体をBSSで一元化し、運行管理を支える“基盤”として活用していくことを目指しています。

課題点呼のための早朝･深夜勤務（対面）

対面点呼を実施していた際には、各拠点の運行に合わせて管理者が朝4時に出勤しなければならない状態が頻繁に発生しており、点呼のためだけに管理者が出勤する必要がありました。運行によって出勤時間や退勤時間も変化するため、業務時間が不規則となってしまっており、管理者にはかなりの負担をかけてしまっていました。

課題遠隔点呼で見えた効果と点呼集約の課題

遠隔点呼の導入により、特に遠隔地の小規模な拠点で管理者が深夜早朝に点呼のために出勤する必要がなくなり、大きなメリットを感じました。
また、物理的に目が届きにくい拠点の状況も把握しやすくなり、点呼業務の効率化にもつながっています。一方で、点呼を集約する拠点の負担が増えるという課題も見えてきました。普段接点のない他拠点の乗務員との点呼は緊張や進行の滞りが生じやすく、さらに代替要員や代替車両の手配といった現場判断が必要な場面では、集約先の管理者が即時に対応することが難しいケースもあります。その結果、トラブル発生拠点の管理者が対応することとなり、二度手間が生じる懸念がありました。

効果自動点呼を主軸に、遠隔点呼を“保険”とする運用モデル（遠隔→対面）

自動点呼の導入により、各拠点･営業所ごとで完結できる点呼体制が整ったことで、集約先の管理者がイレギュラー対応に困る場面は大幅に減少。現場主導で判断できるようになったことで、トラブル時の対応スピードが大幅に向上しています。その上で、通常は自動点呼を主軸としながら、遠隔点呼を必要な拠点･時間帯のみに限定して補完的に残すことで、深夜や人員の少ない拠点で自動点呼実施時にイレギュラーが発生した際のバックアップ体制を確立しました。保険として遠隔点呼があることで、負荷の高い管理者の心理的負荷軽減・営業所単体でなく会社全体での業務負荷分散体制の構築に繋がっています。自動点呼のみならず、遠隔点呼も上手に活用していくことで、より働きやすい職場づくりの実現に貢献できると考えています。

効果管理者の勤務時間の標準化とコミュニケーション機会の創出

自動点呼による変化はまだまだあります。管理者の点呼のために実施していた時間外業務(早朝・深夜帯)の調整が可能となり、勤務時間も8時～17時を基本とする体制へと標準化されました。さらに拠点によっては出勤時間を10時に変更するなど、運行計画に合わせた柔軟なシフト設計も可能になっています。通勤ラッシュを避けることでストレスを軽減しつつ、夕方の帰庫時間（16時～18時）に管理者が在席できる体制を整えることで、ドライバーと顔を合わせられる機会も増えました。その結果、日中にドライバーと向き合える時間が大幅に増加。コミュニケーションの機会が広がったことで、教育や安全指導に充てられる時間も自然と増え、点呼の効率化にとどまらない現場改善へとつながっています。