各種台帳のクラウド化と自動点呼導入により、管理工数50%と保管スペース75%削減を実現

運送業特化型グループウェアシステム/BSS(Business Support System)

・【ご契約プラン】 業務前後自動点呼×2
⊡ 業務前・後点呼を運行管理者の立会なく乗務員1人で実施可能な点呼
[内容:アルコール検知器,カメラ(WEB/防犯),静脈認証機器,体温計,USBハブ]

課題紙管理による書類の増加と保管スペースの課題

当社ではBSSの数多くある基本機能の中でも、特に社員台帳・車両台帳・点呼簿などの台帳機能を日常的に活用しています。以前はすべて紙で管理を行っており、点呼簿だけでも1年間の保存義務があるため、年月を重ねるにつれて書類は増え続け、段ボールがあふれかえる状態でした。いざ処分しようと思っても「本当に捨てて大丈夫か」という不安もあり整理が進まず、書庫4棚分にも及ぶ紙書類を抱える状況が続いていました。

効果クラウド管理により書庫が4棚分から1棚分まで削減

BSSの台帳機能を利用し始めてからは、すべての帳票類をクラウド上で一元管理できるようになり、書類の量は書庫4棚分からわずか1棚分まで大幅に削減。事務所のスペースを有効活用できただけでなく、新しい事務所への移転にもつながりました。

効果監査対応もスムーズに

従来は大量の紙書類の中から必要書類を探すのに手間がかかっていましたが、現在はクラウド上で必要な情報を即座に検索・抽出できるようになり、情報検索や監査対応がとても楽になりました。BSSのPDF出力形式は、従来の紙帳票とほとんど変わらないため、従業員もすぐに受け入れられ、スムーズに移行することができました。

課題3交代制のシフトによる24時間の運行管理体制

当社では、東京営業所に4名、神奈川営業所に2名の計6名の運行管理者が在籍。管理者はドライバーとの兼務で24時間体制を維持していました。0時〜8時/8時〜16時/16時〜24時の3交代制で補助者を含めて業務を回しており、ドライバーの出退勤時間に合わせて管理者を配置する必要がありました。

課題“待機時間”が生む、業務への負荷

ドライバー出勤時間はほぼ一定ですが、帰庫時間は交通状況によって大きく変動します。そのため、1人でも帰庫していないドライバーがいる場合は営業所で管理者が待機しなければならず、この「待機時間」も労働時間として扱われることから、他の業務に割ける時間が限られていました。

課題人員体制にゆとりがなく、突発対応が常態化

結果として、本来社内で行う予定だった業務を協力会社に依頼するケースも多く発生。また、管理者本人や家族の急な体調不良などの際には、他の管理者に急へ出勤をお願いしたり、社長や役員が自ら出向いて点呼を行うこともあり、運行管理者のシフト調整に多大な負荷がかかっていました。

効果自動点呼導入により柔軟な人員配置が実現

こうした状況の中、自動点呼の導入によって、「人を待つ」「人に合わせる」といった時間的・精神的な負担が大幅に軽減。管理者・ドライバー双方に心の余裕が生まれました。早朝や深夜帯の点呼対応が不要になり、より柔軟にシフトを組むことが可能となりました。管理者は点呼に費やしていた時間を他業務に充てられるようになり、結果的に業務効率の向上や売上アップにもつながりました。

効果点呼業務にかかる人員を半減

これまで6名体制で行っていた点呼業務が3名で対応可能となり、残る3名は他の業務に充てることができるように。点呼にかかる時間も、対面で行う点呼では、会話の流れで時間が長引くこともありましたが、自動点呼導入後は平均で約5分の短縮につながっています。